#AsanaTogetherJP Advent Calendar 2022 参加投稿記事です✨
あなたのタスクの調子はいかが?
期限切れタスクがたくさん溜まっていませんか？
タスクと実際の行動の乖離がある？
タスクは作っているけど、いつも未対応タスクが散財してプロジェクトが終わっている、、、
タスクが割り当てられているけれど他人事のように感じてしまい催促の連絡で気づく、、、
どうでしょう、ドキッとしましたか？
タスクとしての役割が果たせていない場合、それは生きているタスクではありません。
生きタスクを考える
生きタスクになっていない理由
タスクを見てアクションが思い浮かばない
自分のタスクを見て何をしたらよいか分かりますか？
具体的にアクションが浮かばない場合、完了しない可能性が高くなります。タスクを見てもアクションが分からないのでタスクを活用しなくなる(生きタスクではなくなる)からです。
もし具体的なアクションが思い浮かばない場合はタスクを再考してみた方が良いかもしれません。
タスクにすべてのアクションを盛り込めていない
先ほど1で具体的なアクションと言いましたが、実際に行うことをそのままタスクに落とし込めていますか？
実際に行っていることでタスクにないものがある場合は、今回は把握していて行っていたとしても今後は漏れる可能性が出てきます。
そのためにも具体的なアクションをそのまま落とし込む必要があるのです。
そのタスクを完了していくとやりたいことが達成できるかどうかを考えてみると良いかもしれません。
また、自分だけでなく自分以外の人が担当になった場合も抜け漏れないタスクとなっていますのでテンプレートにしやすいですね！
タスクの担当者、期日が埋まっていない
迷いタスクになっていませんか？
誰かがするんだろうと誰もが思っていて放置され、誰も対応していなかった、なんてことがないように必ず埋めましょう。できればタスク作成時に埋めるとgood！
タスク作成を任せっぱなしにしない
チームのプロジェクトで1人だけがタスクを作って担当を割り当て、さらには1人で進捗の更新を行っていませんか？
他のメンバーがいつまでもそのタスクを自分のタスクとして意識できないためタスクを活用しなくなります(生きタスクではなくなる)。
まとめ役は必要になりますが、その担当者のタスクです。自分のタスクでアクションのイメージがついていないタスクは確認して分かるようにしましょう。不足あればタスクを追加しましょう。
みんなでプロジェクトを進めているんですから。ちゃんと乗組員になっていますか？ひとり芝居にならない、させないよう生きタスクにしていきましょう！
タスクのコメント投稿がない(コミュニケーション不足問題)
コミュニケーションも重要なポイントです。
タスクを割り当てたときに声かけ(コメント投稿で依頼する)していますか？割り当ての通知はあるもののタスクを本当の意味で認識してもらうには声かけをすると生きタスク度が上がります。
また、タスクを担当者に任せっぱなしにしていませんか？オーナー(プロジェクトリーダー)さんは、ボールは担当者にあっても真のボールは常に自分にあると思い行動するとリスクが減るかもしれません。
オーナー(プロジェクトリーダー)さんはプロジェクト全体を見て気になるタスクがあればコメントしてみましょう。
タスク名のポイント
ここでは、自分が運用してみて思ったタスク名のポイントをご紹介いたします！
タスク名を名詞ではなく動詞で書く。アクションそのままの名前にする。
正にそのままです。タスクを見て実行できること間違いなしです。
案外、名詞にしてしまいがちですが動詞にするとタスク活用促進につながるのではと思います！
余談ですが
・名詞でも良いタスク
決定事項や参考資料を1タスクとして使用したりもしています。
プロジェクトのそのタスクを見ればわかりやすいのでタスクの別の使い方として良いかもです。
・プロジェクト名
自社での命名ルール(共通語)があると分かりやすい！検索しやすい！整理しやすい！
絵文字で視覚的アプローチ👀✨なんか賑わってる感じ！
今取り組んでいるタスクに🚩をつけたり
タスクの種類で絵文字を使い分けてさらに分かりやすくなります！
(例)📩☎︎：連絡 / 👀：確認 / 📢：アナウンス
【最後に】運用してみないと分からない、まずはやってみよう
実際にやってみると想定通りではないことは多々あります。
運用してみて気づいたり体感することがあるからです。
それで良いんです。とにかく、行動！まずはやってみること！
机上であたためていても分かりません。
うまくいかなければ改善し、そしてうまくいけば展開していけば良いのです。
みんなでどんどん活用していきましょう！
以上、参考になれば幸いです＾＾
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